Der perfekte Welcome Day: So gelingt der erste Eindruck

Der erste Eindruck zählt, das ist kein Geheimnis. Ob an Universitäten, in Unternehmen oder anderen Organisationen: Ein Welcome Day kann maßgeblich dazu beitragen, wie Neuankömmlinge sich fühlen und integrieren. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie ein gelungener Welcome Day aussieht und wie er dazu beitragen kann, Ihre Arbeitgebermarke zu stärken.

Ein Welcome Day dient dazu, neuen Mitgliedern eines Teams oder einer Organisation einen Einblick in Strukturen, Prozesse und die Unternehmenskultur zu geben. Dabei sind nicht nur Führungskräfte involviert; das gesamte Team spielt eine Rolle.

Beispiel 1: Corporate Welcome Day

In einem großen Unternehmen könnte der Welcome Day in einem Konferenzraum beginnen, in dem die Geschäftsleitung eine Präsentation über die Unternehmensmission, -vision und -werte hält. Der Tag könnte mit einem gemeinsamen Mittagessen und anschließendem Networking enden.

Beispiel 2: Start-up Welcome Day

In einem kleineren Start-up könnte der Tag weniger formal ablaufen: nach einer kurzen Begrüßung und Vorstellungsrunde könnte es eine lockere Tour durch die Büroräume geben. Anschließend könnte ein Workshop zur Feedbackkultur stattfinden. Danach könnten die neuen Mitarbeiter in kleineren Teams an kreativen Teamaufgaben arbeiten, um ihre neuen Kollegen besser kennenzulernen.

Beispiel 3: Remote Welcome Day

In Zeiten, in denen Remote-Arbeit immer beliebter wird, ist auch ein virtueller Welcome Day denkbar. Über Videokonferenzen könnten neue Mitarbeiter in das Unternehmen eingeführt werden. Es könnten sogar interaktive Breakout-Sessions mit virtuellen Teamevents organisiert werden.

Als Full-Service Agentur bietet younited® deutschlandweit tolle Teamevent-Ideen für Welcome Days in jeder Größenordnung an. Die folgenden Aktivitäten werden Ihren Willkommenstag zu einem ganz besonderen Erlebnis für alle Beteiligten machen:

Ein gelungener Welcome Day beginnt mit einer sorgfältigen Planung. Ein detaillierter Zeitplan, die Auswahl eines geeigneten Ortes und die frühzeitige Kommunikation sind hierbei essentiell. Der Welcome Day lässt sich auch als Start einer ganzen Reihe an Onboarding-Events ausrichten, um die Mitarbeiter zunächst einmal für das neue Umfeld zu sensibilisieren.

Checkliste für die Vorbereitung eines Welcome Days:

1. Zielsetzung klären: Was möchten Sie mit dem Welcome Day erreichen?
2. Budget festlegen: Wie viel darf der Welcome Day kosten?
3. Termin auswählen: Wählen Sie einen Termin, der für die meisten, wenn nicht sogar für alle, Teilnehmer machbar ist.
4. Ort festlegen: Entscheiden Sie sich für eine Location, die sowohl praktisch als auch ansprechend ist.
5. Teilnehmerliste erstellen: Machen Sie eine Liste der neuen Mitarbeiter sowie der Führungskräfte und Teammitglieder, die teilnehmen werden.
6. Agenda entwerfen: Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan mit den Aktivitäten und Themen, die behandelt werden sollen.
7. Materialien vorbereiten: Dazu gehören Namensschilder, Informationspakete, Präsentationsfolien etc.
8. Kommunikation: Informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig und laden Sie sie formell zum Teamevent ein.
9. Technik überprüfen: Stellen Sie sicher, dass alle technischen Einrichtungen wie Beamer, Mikrofone und Laptops funktionieren.
10. Verpflegung planen: Sorgen Sie für ausreichend Essen und Getränke.
11. Feedback-Mechanismen einrichten: Überlegen Sie, wie Sie nach der Veranstaltung Feedback einholen können.
12. Notfallplan: Erstellen Sie einen Plan für unerwartete Situationen, wie z.B. technische Ausfälle oder Krankheitsausfälle.

Begrüßung und Vorstellung

Ein herzlicher Empfang ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern setzt auch den Ton für die gesamte Veranstaltung. Die ersten Momente sind entscheidend, um eine positive Atmosphäre zu schaffen, in der sich alle willkommen fühlen.

Hierbei können verschiedene Teamführungsmethoden zum Einsatz kommen, um die Führungskräfte darauf vorzubereiten, wie sie sowohl als Leader als auch als Manager agieren können. Den Unterschied zwischen diesen beiden Rollen zu verstehen, ist entscheidend für die Art und Weise, wie neue Mitglieder aufgenommen werden.

Tour durch die Einrichtung

Die Tour durch das Gebäude oder den Campus kann als Einführung in den physischen Raum verstanden werden, den die Neuankömmlinge in ihrer neuen Rolle nutzen werden. Sie schenkt neben einer ersten Orientierung auch die Gelegenheit, offene Fragen zu klären.

Auf jeden Fall sollten bei der Führung durch die Räumlichkeiten wichtige Bereiche wie Arbeitsplätze, Pausenräume, Toiletten und andere wichtige Orte vorgestellt werden. Es kann auch hilfreich sein, diese Tour mit kurzen Einführungen der jeweiligen Abteilungsleiter oder Teammitglieder zu verbinden.

Vorträge und Präsentationen

In diesem Abschnitt ist es wichtig, die Neuankömmlinge mit den Zielen, der Geschichte und den Werten der Organisation vertraut zu machen. Das geschieht beispielsweise bei Vorträgen von Führungskräften. Eine persönliche Note, Erfolgsgeschichten aber auch Herausforderungen aus der Vergangenheit zeichnen ein interessantes Bild vom Unternehmen und machen den Vortrag lebendiger und ansprechender.

Interaktive Workshops oder Spiele

Hier kommt der Spaß- und Interaktionsfaktor ins Spiel. Teambuilding-Aktivitäten sind ein hervorragendes Mittel, um das Eis zu brechen und die Kommunikation anzuregen. Sie können aus einer Vielzahl von Ideen wählen; von Klassikern wie Vertrauensspielen bis hin zu modernen Ansätzen wie Wandern als Teamevent sind Ihrer Kreativität bei der Gestaltung des Rahmenprogramms keine Grenzen gesetzt.

Unser Tipp: Wählen Sie Aktivitäten aus, die die Teilnehmer aus ihrer Komfortzone holen, ohne sie zu überfordern. Gern beraten wir Sie fachkundig zu unseren spannenden Eventkonzepten, die wir in ganz Deutschland anbieten.

Networking-Möglichkeiten

Der soziale Aspekt sollte in keinem Welcome Day fehlen. Es ist entscheidend, den Neuankömmlingen die Möglichkeit zu geben, ihre Kollegen und Teammitglieder besser kennenzulernen.

Dabei kann man auch aus einer Fülle von Betriebsausflug-Ideen wählen, um das Networking in eine weniger formale und mehr entspannte Umgebung zu verlagern. Die informelle Kommunikation fernab des alltäglichen Umfelds ermöglicht ein ungezwungenes Kennenlernen, das für die zukünftige Zusammenarbeit nur von Vorteil sein kann.

Kleine Gesten, die den Unterschied machen

Kleine Gesten können einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung und das Engagement der neuen Mitarbeiter haben. Ein personalisiertes Willkommenspaket mit Unternehmensmerchandise oder eine handgeschriebene Einladung zum Teamevent können bereits für ein attraktiveres Standing als Arbeitgeber sorgen.

Onboarding will geplant sein

Ein Welcome Day ist eine logistische Herausforderung, die von vielen Faktoren abhängig ist. Wichtig ist, dass der Tag flüssig und ohne große Pausen oder Verzögerungen abläuft. Achten Sie darauf, dass genügend Personal für die Betreuung und Durchführung der verschiedenen Aktivitäten zur Verfügung steht und lassen Sie sich bei Bedarf von den professionellen Teamtrainern von younited® unterstützen.

Tipp: Überlegen Sie auch, wie Sie spezielle Anforderungen oder Bedürfnisse der neuen Angestellten, wie zum Beispiel Ernährungspräferenzen oder Mobilitätseinschränkungen, berücksichtigen können.

Nach dem Welcome Day

Die Erfahrung zeigt, dass das, was nach dem Welcome Day passiert, genauso wichtig ist wie der Teamtag selbst. Das Sammeln von Feedback ist immer angebracht, da sich zukünftige Veranstaltungen auf diese Weise weiter verbessern lassen. Tools wie Umfragen oder Feedbackgespräche sind hier besonders hilfreich.

Darüber hinaus ist die kontinuierliche Integration der neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen und Monaten entscheidend für ihren langfristigen Erfolg im Unternehmen. Überlegen Sie sich, wie Sie durch regelmäßige Check-Ins oder spezielle Teamevents die Integration nach dem Welcome Day weiter unterstützen können.

Welcome Days sind mehr als nur nette Gesten; sie sind Kernbestandteile des Onboardings und der Teambildung. Ob als Mitarbeiterevent oder Kundenevent – younited® bietet Ihnen außergewöhnliche Event-Ideen für jeden Anlass an.

Investieren Sie mit uns in die Zufriedenheit und Produktivität Ihres Teams. Nutzen Sie die Gelegenheit und kontaktieren Sie uns noch heute kostenfrei für eine unverbindliche Erstberatung per E-Mail, Kontaktformular oder direkt per Anruf. Wir freuen uns auf Sie!