Ein erfolgreiches Teamevent beginnt mit der Einladung. Leider wird die Wirkung eines persönlichen Einladungstextes oft unterschätzt. Und das, obwohl ein gut gewählte Formulierungen die Teilnehmer bereits im Vorhinein positiv beeinflussen können. Mit einer persönlich verfassten Einladung zeigen Sie zudem, wie wichtig Ihnen diese Teamveranstaltung ist.
Machen Sie Ihren Mitarbeitern mit dem Einladungstext so richtig Lust auf das bevorstehende Erlebnis. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Leitfaden.
Die Einladung zum Teamevent: besser digital oder analog?
Bevor es ans Texten geht, steht die Entscheidung an, ob die Einladung zum Teamevent digital oder analog versendet werden soll. Beide Formen haben ihre Vor- und Nachteile. Die Entscheidung hängt vor allem vom vorhandenen Budget, von der Zielgruppe und von der Anzahl der Teilnehmer ab.
Wenn Sie 1.000 Mitarbeiter zu einem Teamevent einladen möchten, ist natürlich aus Kostengründen das Versenden der Einladung per E-Mail sinnvoll. Handelt es sich um ein besonderes Firmenjubiläum, um eine Weihnachtsfeier oder um eine Incentive-Veranstaltung, wirkt eine stilvolle Einladung in Papierform viel besser.
Das richtige Design für Ihre Teamevent-Einladung
Die gute Nachricht, was das passende Design für Einladungen zu Teamevents betrifft, ist: Sie müssen nicht unbedingt einen Grafiker beauftragen oder selbst stundenlang mit Design-Programmen am Layout tüfteln.
Es gibt mittlerweile eine große Anzahl an kostenlosen Online-Vorlagen für Einladungen zu verschiedenen Anlässen. Ob klassisch, kreativ, auffällig oder spektakulär – im Internet finden Sie für jeden Geschmack passende Design-Vorlagen, die Sie einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Alternativ machen Sie die Angelegenheit direkt zur gemeinsamen Teamaufgabe.
Welche Informationen sollte eine Einladung zum Teamevent unbedingt beinhalten?
Ein guter Einladungstext bringt alle wichtigen Informationen zum Event auf den Punkt. Beim Ausformulieren helfen die 6 W-Fragen:
- Was genau findet statt?
Geben Sie Ihrem Teamevent einen griffigen Titel und formulieren Sie damit kurz das Ziel der Veranstaltung. - Wo findet das Event statt?
Falls die Teilnehmer selbst anreisen sollen, fügen Sie zur Adresse eine Anfahrtsbeschreibung bei. Ist eine gemeinsame Anreise mit dem Bus geplant, ist hauptsächlich der Hinweis auf den Treffpunkt am Abfahrtsort wichtig. - Wann ist der Termin?
Neben Datum und Beginn der Veranstaltung kann auch das geplante Ende des Teamevents genannt werden. - Wer lädt dazu ein und warum?
Informieren Sie die Teilnehmer darüber, ob Sie als Geschäftsführer, der Betriebsrat oder der Abteilungsleiter zum Teamevent einlädt. Interessant ist für die Teilnehmer auch, warum diese Veranstaltung organisiert wird. Hier kann zusätzlich grob das Rahmenprogramm aufgelistet werden. - Wer nimmt daran teil?
Nehmen nur Ihre Mitarbeiter daran teil oder auch Sie als Chef, Ihre Kunden oder mehrere Abteilungen? - Wie erfolgt die Anmeldung?
Soll die Anmeldung per E-Mail, telefonisch oder persönlich erfolgen? Bis zu welchem Datum kann man sich zum Teamevent anmelden? Sind Begleitpersonen erwünscht/erlaubt? Auch der Name des Ansprechpartners ist wichtig, falls jemand Rückfragen hat.
Falls für die Teilnehmer zusätzliche Kosten bei der Veranstaltung anfallen, sollten diese ebenfalls in der Einladung darüber informiert werden. Ist für Verpflegung gesorgt oder müssen sich die Teilnehmer selbst verpflegen?
Muster für Einladungen zu verschiedenen Teamevents
Der Einladungstext sollte auf der einen Seite Lust auf das Teamevent machen, auf der anderen Seite aber auch die Wichtigkeit des Firmenevents hervorheben. Die Formulierung sollte ansprechend und persönlich sein.
Vermeiden Sie nichtssagende Floskeln und unpersönliche Formulierungen. Neben den oben genannten Punkten, die unbedingt in jede Einladung gehören (egal ob Ruderevent, Chain Reaction oder Highlandgames) wird der Haupttext auf das jeweilige Teamevent abgestimmt.
Grundsätzlich gilt beim Einladungstext: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Betreffzeile/Titel
- Bereit für das nächste Team-Level?
- Lasst uns gemeinsam ein Festmahl kochen!
- Kalte Brise, heißer Glühwein – auf zur Weihnachtsmarkt-Rallye!
- Gemeinsam sind wir stark!
- Ein heißes Sommerfest steht uns bevor!
- Startschuss in ein neues Projekt
- Diesmal feiern wir uns!
- Mehr als nur ein Betriebsausflug…
- Wo ein gemeinsamer Wille, da ein gemeinsamer Weg…
- Grand Teambuilding 2023
Die Anrede
- Liebe Kolleginnen und Kollegen,
- Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
- Liebes Team,
- Guten Morgen alle zusammen,
- Ein herzliches „Hallo“ an alle,
- Lieber/Liebe…
- Sehr geehrter/geehrte…
- Wir laden euch/dich herzlich ein…
- Ich freue mich, dich/Sie bei unserem gemeinsamen Teamtag begrüßen zu dürfen!
- Vielen Dank an alle für das großartige Jahr!
Haupttext der Einladung
„Sei am Samstag, den….. bei unserer Drachenboot-Challenge dabei!
Es erwartet uns ein Tag voller Abenteuer und Herausforderungen.
Wir alle sitzen alle im gleichen Boot, also lasst uns gemeinsam ans Ziel rudern.
Natürlich ist auch für ausreichend Verpflegung gesorgt.“
„So gut kochen wie die Franzosen, das können nur die ganz Famosen!
Es sei denn, man nimmt am Kochkurs teil, übrigens hat man auch viel Spaß dabei!
Du denkst, zu viele Köche verderben den Brei? Das steht in unserem Fall noch offen. Jeder einzelne verleiht unserem Festmahl eine besondere Würze.“
„In diesem Jahr erwartet dich ein Betriebsausflug der anderen Art.
Bei einer aufregenden Teamchallenge messen wir unsere Kräfte und bewältigen gemeinsam abenteuerliche Herausforderungen!
Du bist herzlich zu einer Extraportion Nervenkitzel eingeladen.“
„Du denkst, du kennst München?
Bei unserem nächsten Teamtag werden wir die bayerische Landeshauptstadt auf eine ganz neue Weise kennenlernen. Ausgestattet mit GPS und Stadtkarte geht es bei einem GPS Adventure quer durch München. An jeder Ecke warten unvorhersehbare Entdeckungen und Herausforderungen, die wir gemeinsam meistern müssen.“
„Wie in jedem Jahr, treffen wir uns im Januar wieder zu unserem jährlichen Firmen Kick-Off-Meeting. Diesmal haben wir uns zusätzlich ein spannendes Rahmenprogramm ausgedacht, das uns noch mehr auf unsere gemeinsamen Ziele einstimmen wird.
Lassen Sie sich überraschen!“
„Mit dieser Einladung zur nächsten Firmenfeier möchten wir unseren Dank für die herausragenden Leistungen unserer Mitarbeiter verbinden. Wir haben uns deshalb eine ganz besondere Überraschung für euch ausgedacht. Nur so viel sei gesagt: Das wird ein Tag mit Erlebnisgarantie!“
„Wir haben das Firmenjahr erfolgreich geschafft – nun ist Zeit, uns so richtig zu feiern! Aber diesmal laden wir nicht einfach nur zu Essen und Trinken ein, sondern setzen die Segel zu neuen Herausforderungen. Bei einem gemeinsamen Segelturn dürfen wir die Sorgen des Arbeitsalltages endlich hinter uns lassen. Sei dabei, wenn wir zu neuen Ufern aufbrechen!“
„Schon Henry Ford wusste: „Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ein Fortschritt und Zusammenarbeiten ein Erfolg.“
Jeden Tag arbeiten wir im Team zusammen, aber dabei geht oft das Persönliche verloren. Lasst uns deshalb weit abseits des Arbeitsalltages beim kreativen Floßbau gemeinsam einen Outdoor-Tag voller gemeinsamer Erlebnisse genießen und unseren Teamgeist pflegen.“
„Gemeinsam erreichen wir mehr!
Das werdet ihr bei unserem nächsten Betriebsausflug schnell merken.
Wir haben uns nämlich diesmal ein paar aufregende Aktivitäten zum Teambuilding ausgedacht – ihr werdet begeistert sein!
Wir freuen uns schon auf die gemeinsamen unvergesslichen Erlebnisse.“
„Ein afrikanisches Sprichwort besagt:
„Gehe ich vor dir, dann weiß ich nicht, ob ich dich auf den richtigen Weg bringe.
Gehst du vor mir, dann weiß ich nicht, ob du mich auf den richtigen Weg bringst.
Gehe ich neben dir, werden wir gemeinsam den richtigen Weg finden.“
Zum Glück können wir uns bei unserem geplanten Teamevent auf die digitalen Medien verlassen und finden bei einer gemeinsamen Tablet Rallye mit Sicherheit leichter den gemeinsamen Weg.“
Weitere Ideen für Ihr Teamevent
Zusammenfassung: darauf kommt es an
Wir hoffen, dass wir Ihnen einige wertvolle Tipps zum Schreiben Ihrer nächsten Teamevent Einladung geben konnten. Gute Einladungstexte verbinden Professionalität und Nahbarkeit, ohne dabei gekünstelt zu wirken.
Wenn Sie die Empfänger der Einladung, den Anlass und die richtigen Formulierungen auswählen, steht der Vorfreude auf den Betriebsausflug, die Betriebsfeier oder das Teamevent in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege. Und falls Sie noch ein passendes Event-Konzept suchen, werfen Sie doch einmal einen Blick auf unsere deutschlandweit verfügbaren Teamevent Ideen:
