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Wissenswertes
Teamaufgaben kommunizieren & delegieren: so geht’s
Teamaufgaben verständlich zu formulieren und an Kolleginnen und Kollegen zu delegieren gehört zu den Kernaufgaben einer guten Teamführung. Je besser das funktioniert, desto erfolgreicher kann das Team seine Arbeit meistern und Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss bringen. Doch im Arbeitsalltag fällt es vielen nicht leicht, Verantwortung abzugeben – vielleicht auch aus Sorge, dass die eigenen Fähigkeiten in Frage gestellt werden könnten.
Dabei hat es durchaus Vorteile, Teammitglieder mehr in Entscheidungen einzubeziehen, sowohl für Führungskräfte, für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch für das Unternehmen. In diesem Ratgeber möchten wir euch Wege zeigen, wie ihr Teamaufgaben erfolgreich kommuniziert und delegiert.
Wann lohnt es sich, Aufgaben zu delegieren?
Bevor man als Führungskraft delegiert, also Aufgaben an untergeordnete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuteilt, sollte man sich im Klaren darüber sein, ob das überhaupt sinnvoll ist.
Gibt es Aufgaben, die ihr guten Gewissens an euer Team abgeben könnt – weil sie zum Beispiel kein spezielles Expertenwissen voraussetzen, nicht zu den Führungsaufgaben gehören oder eine andere Person sie besser ausführen könnte?
Könnt ihr diese Fragen mit Ja beantworten, ist die erste Voraussetzung erfüllt, um Teamaufgaben zu delegieren.
Das Team spielt eine wichtige Rolle
Generell dient das Delegieren dazu, die Zusammenarbeit des Teams zu optimieren, Fähigkeiten einzelner Teammitglieder besser zu nutzen und dadurch Aufgaben effizienter zu lösen.
Es lohnt sich im Vorfeld also, sich Gedanken über sein Team zu machen: Gibt es Personen, die mit ihrer Qualifikation dazu beitragen können, dass Arbeitsprozesse beschleunigt oder verbessert werden können? Gegebenenfalls kann die Teamfindung mit verschiedenen Maßnahmen unterstützt werden.
Es ist wichtig, dass eine Führungskraft nicht nur die eigenen Fähigkeiten, Stärken und Schwächen kennt, sondern auch die der einzelnen Teammitglieder. Wer ist vielleicht besonders kreativ, wer kann unter Stress souverän arbeiten oder wer ist Experte auf einem bestimmten Gebiet? Nur so kann sichergestellt werden, dass Personen, denen eine Aufgabe zugeteilt wird, für deren Bearbeitung tatsächlich geeignet sind und nicht über- oder unterfordert werden.
Um sich und sein Team richtig kennenzulernen, kann es helfen, zum Beispiel gemeinsam spielerisch Aufgaben zu meistern. Unsere Ideen für Teamevents können euch sicher Anregung dafür geben.
Darum lohnt sich Delegieren
Wer Verantwortung abgibt, gewinnt auf mehreren Ebenen – für die Führungskraft, das Team und das gesamte Unternehmen.
Vorteile der Delegation von Teamaufgaben
Gibt eine Führungskraft bestimmte Aufgaben ab, so hat das in erster Linie einen positiven Nebeneffekt: Sie hat mehr Zeit dafür, sich um andere wesentliche berufliche Belange wie beispielsweise Führungsarbeit zu kümmern.
Das kommt am Ende dem ganzen Unternehmen zugute. Doch auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ergeben sich Vorteile, wenn die Führungskraft auf die richtige Delegation achtet.
Mitarbeiterentwicklung voranbringen
Optimal läuft es, wenn das gesamte Team durch das Delegieren von Teamaufgaben profitiert: Alle sind angemessen ausgelastet und können im besten Fall gleichzeitig ihre beruflichen Kompetenzen weiter ausbauen.
Mit dem Übertragen von Aufgaben an bestimmte Personen könnt ihr die Entwicklung eures Teams mitgestalten und für künftige Projekte stärken.
Diesen Prozess könnt ihr zusätzlich durch standortunabhängiges Online Teambuilding oder Teamevents vor Ort fördern.
Mehr Mitarbeiterbindung
Wenn ihr Aufgaben an Teammitglieder delegiert, sprecht ihr damit euer Vertrauen in deren Fähigkeiten aus. Das ist ein Zeichen der Wertschätzung. Außerdem könnt ihr dadurch die Mitarbeitermotivation steigern.
Da Teammitglieder für eine ganz spezielle Aufgabe zuständig sind und für diesen Bereich Verantwortung übernehmen, wächst ebenfalls die Identifikation mit der Arbeit: Die Personen werden sich als Teil der Wertschöpfungskette wahrnehmen.
Leistungsfähigkeit des Teams steigt
Mit jeder Aufgabe, die eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbstständig bearbeiten, steigt auch deren Selbstvertrauen und Zufriedenheit mit der Arbeit. Mit der Kompetenzerweiterung der Teammitglieder können Aufgaben außerdem meist schneller und besser bewältigt werden.
Teamaufgaben: ein Gewinn für das Unternehmen
Da die Führungskraft Verantwortung an verschiedene Teammitglieder abgibt, steht dadurch mehr und verschiedenartige Kompetenz, Berufserfahrung und Fachwissen zur Verfügung.
Davon kann das Unternehmen profitieren, wenn beispielsweise unterschiedliche Sichtweisen bei der Lösung eines Problems berücksichtigt werden können. Außerdem können, wenn Wissen im Team geteilt wird, der Ausfall einer Person besser aufgefangen und wichtige Aufgaben weiterhin ausgeführt werden.
Praxis-Tipps
Mit diesen sechs konkreten Tipps gelingt das Delegieren im Team Schritt für Schritt.
Unsere 6 Tipps für optimales Delegieren im Team
1. Sorgt für gute Teamarbeit
Wenn Aufgaben an einzelne Teammitglieder delegiert werden, kann das die Gruppendynamik negativ beeinflussen. Beobachtet, wie das Team auf die Veränderung reagiert und steuert ihr gegebenenfalls gegen. Kommuniziert offen, weshalb eine Person in euren Augen für diese bestimmte Aufgabe besser geeignet ist.
In einer Zeit, in der flexible Arbeitsmodelle und Homeoffice weitverbreitet sind, bietet ein virtueller Kick-Off eine hervorragende Gelegenheit, euer Team zusammenzubringen und gemeinsam motiviert in neue Projekte zu starten. So stellt ihr sicher, dass alle Teammitglieder über den aktuellen Stand informiert werden, selbst wenn ihr nicht im Büro arbeitet. Und sorgt ihr dafür, dass der Zusammenhalt im Team gefestigt wird. Das könnt ihr unter anderem mit dem Veranstalten außergewöhnlicher Firmenevents von younited® erreichen.
2. Nehmt euch Zeit
Übertragt ihr an Personen Aufgaben, solltet ihr diese auch ausführlich einweisen. Die Zeit, die dafür nötig ist, kann sich je nach Berufserfahrung oder Persönlichkeit des jeweiligen Teammitglieds individuell unterscheiden.
Erläutert genau, worum es bei der Tätigkeit geht und wie wichtig diese für das Unternehmen ist. Außerdem solltet ihr ansprechen, was auf jeden Fall erreicht und in welchem zeitlichen Rahmen die Aufgabe erledigt werden muss.
3. Gebt anderen Zeit
Erlaubt euren Teammitgliedern, sich mit der neu zugeordneten Aufgabe auseinanderzusetzen und einzuarbeiten.
Es wird etwas Zeit brauchen, bis alle delegierten Aufgaben euren Qualitätsansprüchen genügen. Es hilft, wenn Ziele in kleinen Etappen angegangen werden und ihr die Verantwortung nach und nach in zuvor definierten Stufen an eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgebt.
4. Lasst Freiräume
Wenn ihr euren Teammitgliedern mit bestimmten Aufgaben auch Verantwortung übertragt, solltet ihr dieses in sie gesetzte Vertrauen nicht durch übermäßige Kontrolle zerstören. Das kann dazu führen, dass Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sich überwacht fühlen und die Motivation verlorengeht.
Gebt in gewissen Grenzen Freiheiten bei der Durchführung der Aufgabe – viele Wege führen nach Rom oder zu einer erfolgreichen Lösung. Als Teamführung solltet ihr aber auch euren Teammitgliedern den Rücken stärken und ihnen jederzeit als Ansprechpartner bei Problemen zur Verfügung stehen.
5. Gebt Feedback
Auch, wenn ihr euren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Selbstständigkeit bei der Durchführung von Aufgaben gewährt, solltet ihr ihnen regelmäßig eine Rückmeldung geben.
Werden die übertragenen Aufgaben zu eurer Zufriedenheit durchgeführt? Dann zögert ihr nicht, das auch so zu formulieren und die Motivation im Team zu steigern. Falls etwas nicht in eurem Sinne läuft, solltet ihr auch das in einem konstruktiven Gespräch thematisieren und nach einer gemeinsamen Lösung suchen.
6. Etabliert eine positive Fehlerkultur
Wenn ihr Teamaufgaben delegiert, müsst ihr damit rechnen, dass nicht immer alles rund läuft. Fehler passieren; das ist normal. Wie ihr damit umgeht ist allerdings entscheidend für eine gute Zusammenarbeit.
Stellt sicher, dass in eurem Team eine offene Kommunikation herrscht und Fragen erlaubt sind – auch, wenn diese Fragen vielleicht wiederholt gestellt werden. Die Basis für ein vertrauensvolles Teamwork könnt ihr bei besonderen Veranstaltungen legen und euch in lockerer Atmosphäre näher kennenlernen.
Bei unseren Sommerfest-Ideen findet ihr sicher Anregungen, wie ihr euer Team zur warmen Jahreszeit zusammenbringen könnt. Im Winter findet ihr bei uns spannende Konzepte für eure Weihnachtsfeier.
Wenn es trotzdem zu Fehlern kommt, müsst ihr euch damit auseinandersetzen, was die Ursache dafür war: Ist das Teammitglied vielleicht mit der zugewiesenen Aufgabe überfordert, fehlten Materialien für die Durchführung oder kam es bei der Einweisung zu Missverständnissen? Nur mit einer gründlichen Aufarbeitung lassen sich Fehler in Zukunft vermeiden.
Ihr wollt euer Team stärken?
Ob Kick-Off, Teamevent oder Firmenfeier – unser Event-Team unterstützt euch dabei, den Zusammenhalt im Team zu festigen und das Delegieren leichter zu machen. Lasst euch unverbindlich beraten.
Paul Bergmann
Teamevent-Experte & persönlicher Ansprechpartner
Fazit
Wir hoffen, ihr habt mit diesem Artikel Inspiration erhalten, wie das Delegieren von Teamaufgaben zum Erfolg wird.
Als Full-Service Agentur für Firmenevents stehen wir euch gern beratend zur Seite, wenn ihr durch verschiedene Veranstaltungen den Teamzusammenhalt und damit eure Zusammenarbeit stärken möchtet. Meldet euch jetzt bei unseren Teambuilding-Experten, wir freuen uns auf eure Anfrage!
Das sind unsere deutschlandweit beliebtesten Teamevents für reibungslose Teamarbeit:
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